2 نشانه که برنامه ریزی های شما عملی نمی شوند (همراه با ارائه بهترین راه حل)

آیا شما جز آن دسته از افرادی هستید که هر روز لیستی از برنامه را برای خود تهیه می کنید که تقریبا عملی نمی شوند؟ اگر پاسخ شما بله است احتمالا از آن جعبه های کوچک که کنار هر کار می کشید متنفر شده اید و بعد از مدتی تنها فکر شما معطوف تیک خوردن این جعبه های کوچک می شود یا شاید هم به این نتیجه برسید که برنامه ریزی خیلی برای شما موثر نیست.

احساس مثبتی که از انجام به موقع کار ها در ما ایجاد می شود، وصف نشدنی است و احتمالا خواسته هر یک از ما است. اما چه می شود که وقتی به مرحله عمل می رسد دچار مشکل می شویم؟ چه اتفاقی می افتد که لیست کارها، روز به روز، حتی گاهی ماه به ماه، بدون کنترل باقی می ماند؟

گاها لیست های ناتمام نه تنها مفید نیستند بلکه می توانند تاثیرات منفی بسیاری را همراه داشته باشند. خود سرزنشی های مکرر از جمله واکنش هایی است که افراد در این شرایط پیش می گیرند واین می تواند سطح سلامت روان شما را تحت تاثیر قرار دهد.

اما این بدین معنا نیست که باید نوشتن لیست کارهایتان را متوقف کنید، بلکه می توانید با رعایت نکاتی کاربردی، رابطه ای سالم بین کار ها و زندگی تان برقرار کنید و با ایجاد این تعادل می توانید در کنار موثر بودن، سلامت خود را حفظ کنید.

چگونه می توان بر خستگی روحی و جسمی ناشی از لیست کار های انجام نشده غلبه کرد؟

شما ممکن است لیست کارهای خود را به عنوان قابل اتکا ترین همراه برای راهنمایی در طول روز خود در نظر بگیرید. در نتیجه ممکن است کارهای زیادی را برای انجام دادن داشته باشید. اما در حقیقت هنگام انجام هر یک از آنها چه احساسی دارید؟ تحت فشار هستید؟ احساس خوبی دارید؟

ممکن است شما با انجام تعداد زیادی کار در طی 12 تا 14 ساعت در روز، احساس موثر بودن بکنید. چرا که به این باور رسیده اید که با نوشتن همه موارد در یک لیست غول پیکر می توانید میزان کارامدی خود را به حداکثر برسانید. اما چیزی که ممکن است آن را نادیده بگیرید این است که چگونه با این کار احتمال دارد که سلامت روحی و جسمی خود را به خطر بیاندازید.

یک برنامه ریزی بسیار شلوغ معمولا موجب فراموشی اهمیت استراحت و زمانی را برای خود اختصاص دادن، می شود تا حدی که دیگر در برنامه شما جایی نخواهند داشت.

اگر مقاله مدیریت و برنامه ریزی فردی راهکارهای درمان تنبلی را نخوانده اید روی آن کلیک کنید.

اما راه حل چیست؟

• لیست کارهای خود را حداکثر به 5-10 مورد در روز کاهش دهید.

شاید این عبارت را قبلاً شنیده باشید که باید به 3 کار در روز پایبند باشید، نه بیشتر، نه کمتر. اما در بخش عملی می توان دید که بسیاری از کار ها بین 30 دقیقه تا یک ساعت طول می کشد پس می توان این عدد را مقداری افزایش داد. نکته مهم این است که یک عدد را به عنوان حداکثر در نظر بگیرید و از آن فرا تر نروید. اگر همچنان کار هایی برای انجام باقی ماند چه؟ آن ها را در برنامه روز بعد خود بگنجانید. برای هر روز خود اولویت بندی داشته باشید و بیش از تعداد مشخصی کار را در یک روز انجام ندهید.

 به یاد داشته باشید هدف این است که سلامتی خود را حفظ کنید و از لیست کارهای خود به عنوان مکانیزمی برای انجام کار بیشتر از توان خود استفاده نکنید و با داشتن یک برنامه ریزی صحیح میان کار و رفاه خود تعادل ایجاد کنید.

چگونه لیست کارهای خود را به طور موثر تری سازمان دهی کنیم بدون اینکه تبدیل به لیستی بی پایان بشوند؟

ممکن است هنگامی که در حال نوشتن لیست کار های روزانه خود هستید، لیستی تمام نشدنی از کار ها را در نظر بگیرید و این علارغم آگاهی شما به زمان محدودتان در طول روز است. اما از آنجایی که تمامی کارهایی را که یادداشت کرده اید را مهم می دانید برایتان سخت است که از نوشتن آن ها صرف نظر کنید. در عین حال مشاهده این لیست طویل می تواند بسیار طاقت فرسا و از نظر روحی و جسمی آسیب زا باشد.

فرض کنید به شما پروژه ای محول شده است که انتظار می رود انجام آن چند هفته به طول بینجامد. با وجود اینکه این کار یک کار کوتاه نیست که با صرف چند دقیقه تمام شود، شما هر روز آن را در صفحه ای جدید یادداشت می کنید. در ادامه روز کارهای بیشتری به لیست خود اضافه می کنید. در نتیجه روز خود را با 5 مورد شروع خواهید کرد و در انتهای روز با 30 مورد به پایان خواهید برد و احتمالا فقط 10 مورد از لیست خود را به پایان رسانده اید که نتیجه این، جز حس ناکامی نمی باشد.

بسیار ساده است، مشکل از آنجایی آغاز شده است که شما هر آنچه به آن فکر کرده اید را به لیست کار های خود اضافه کرده اید. اگر شما اینکار را به هدف به خاطر سپردن کار ها انجام میدهید، وقت آن است که دو کار انجام دهید.

اول، برای کارهایی که ماهیت متفاوت دارند، چک لیست های متفاوتی ایجاد کنید.

برای مثال کارهایی که مقطعی هستند و زمان کوتاهی نیاز دارند را دریک بخش و کار هایی مانند پروژه های طولانی تر را در بخش دیگر قرار دهید. به این ترتیب از داشتن یک چک لیست که نشان دهنده چگونگی و زمان مورد نیاز انجام تمام کارها می باشد، بهره مند خواهید شد.

• دوم، نوشتن چک لیست های طولانی را متوقف کنید.

قانون دو دقیقه ای دیوید آلن می گوید:

“اگر انجام یک کار کمتر از 2 دقیقه طول می کشد، اکنون آن را انجام دهید.”

اگر ایمیلی مشاهده کردید که می توانید سریعاً به آن پاسخ دهید، آن را برای بعد ذخیره نکنید. اما اگر قرار است از شما زمان زیادی بگیرد آن را وارد لیست خود نکنید (مگر آنکه اضطرار وجود داشته باشد).

پس دقت داشته باشید که لیست کارهایتان را بیشتر از آنچه لازم است، تنظیم نکنید و خود را تحت فشار روانی قرار ندهید.

خلاصه مطالب

 – در لیست خود 3، 5 و حداکثر 10 کار قرار دهید. برنامه را متناسب با توان خود تنظیم کنید.

– برای کارهای خود که ماهیت متفاوتی دارند، لیست های جداگانه در نظر بگیرید.

 – اگر انجام یک کار ممکن است کمتر از 2 دقیقه طول بکشد، آن را در لحظه انجام دهید.