4 عادت که به طور چشمگیری بهره وری شما را بهبود می بخشند

بیشتر افرادی که می خواهند بهره وری بهتری داشته باشند، وقت و انرژی خود را صرف تکنیک های گوناگون مدیریت زمان می کنند و بعد از مدتی آن را رها می کنند. دائماً با یک جریان بی پایان از نکات و ترفندها در گیر هستند که ممکن است در لحظه احساس خوبی داشته باشند، اما در نهایت راه، به جایی نمی رسند. اما آنچه واقعاً به آن نیاز دارید عادت های موثر است.

اگر برای یک شروع جدی برای کارآمدی هر چه بیشتر آماده هستید، در این مقاله به 4 عادت بسیار مهم اشاره شده است که به طور چشمگیری بهره وری و تمرکز شما را افزایش می دهد.

1- دست از مبارزه با تعلل کردن بردارید و از آن بهره ببرید.

همه احساس تعلل می کنند اما این که چگونه ما به این اصرار پاسخ می دهیم صرفا خواستن ها را از کارآمد بودن جدا می کند.

میل به تعویق انداختن، طبیعی و حتی سالم است. این ذهن شماست که تمایل طبیعی خود را برای تازگی و کنجکاوی ابراز می کند. مهم نیست که چقدر به یک کار یا کار خاص متعهد باشید، گاهی اوقات این اشتیاق را احساس می کنید که کار خود را به نفع کار لذت بخش یا جالب دیگری رها کنید.

برای اینکه مثمر ثمر باشید، باید طرز فکر خود را در مورد تعلل تغییر دهید. غالباً افرادی که بیشترین تقلا را در مقابل با تعلل نشان میدهند، اعتقادات سختگیرانه و قضاوتی در مورد معنای داشتن تعلل دارند و این باورها به صورت خودگفتاری منفی نسبت به خودشان ظاهر می شوند:

“چه مرگمه؟! چرا نمی توانم خودم را جمع و جور کنم و تمرکز کنم!”

“دوباره اینجوری شد … کاش اینقدر تعلل نمی کردم!”

مشکل در مورد تمام صحبت های منفی قضاوتی، این است که لایه دوم احساسات منفی را به تجربه شما اضافه می کند: به جای اینکه فقط احساس کنید نمی خواهید کار کنید، از خود احساس شرم یا عصبانیت یا ناامیدی می کنید. اما غافل از آنکه اکنون اشتیاق به تعویق انداختن حتی شدیدتر است زیرا حواس پرتی با کمی لذت یا سرگرمی، روشی سریع برای جلوگیری از احساسات منفی ناشی از صحبت های ناخوشایند خودتان است. راه خروج از این چرخه معیوب این است که اساساً طرز فکر خود را تغییر دهید و به اصرار خود برای به تعویق انداختن پاسخ دهید.

خواست خود را برای به تعویق انداختن، مورد مشاهده و توجه قرار دهید.

 مراقب هرگونه فکر و احساسی باشید که به طور خودکار در پاسخ به تعلل ایجاد می شود. در مورد تفکر خود فکر کنید. این مفید است زیرا سرعت شما را کاهش می دهد و به اتصال کوتاه رفتار پیش فرض گفتگوی منفی با خود یا حواس پرتی فوری، کمک می کند.

اشتیاق خود را برای تعلل بدون قضاوت بپذیرید.

  به راحتی اذعان کنید که در واقع تمایل به تعویق انداختن را دارید. اما برای خود تشخیص دهید که فقط احساس تمایل به این معنی نیست که باید طبق آن عمل کنید. به خود یادآوری کنید که احساس تعلل امری طبیعی و معتبر است. همچنین می توانید به خود بگویید که همه تمایل به تعویق انداختن را دارند و شما تنها نیستید.

سرانجام اگر کمکی کرد، زمانی را به خود یادآوری کنید که علی رغم احساس تعلل، با موفقیت به کار مشغول شدید. این کار اعتماد به نفس و خودکارآمدی شما را افزایش می دهد و احتمال اینکه تصمیم بگیرید علی رغم میل به تعلل دوباره، کار خود را شروع کنید، بیشتر می شود.

با انتقاد از خود، به دلیل تمایل به تعویق انداختن، ایستادگی در برابر آن را دشوارتر می کنید و به مغز آموزش می دهید تا در آینده با آن به عنوان یک مسئله خطرناک رفتار کند. به جای اینکه با تعلل خود مبارزه کنید، اعتبار سنجی آن را تمرین کنید و مایل باشید با آن زندگی کنید.

2- حواس پرتی دیجیتالی را بی رحمانه از بین ببرید.

همه چیز در ذهن شما نیست. اغلب بزرگترین موانع بهره وری واقعی روی میز کار ما، در جیب ما یا داخل مرورگر رایانه قرار دارند. غالباً بزرگترین دلیل تعلل و از دست دادن تمرکز ما محیط، به ویژه محیط دیجیتالی می باشد. برای مثال:

– ایمیلی که روی دسک تاپ شما ظاهر شد.

 -آن بازی جدیدی که دیروز روی تلفن خود نصب کردید.

و…

از دست دادن تمرکز لزوماً به معنای ضعف عضلات اراده ما نیست. این ممکن است به سادگی بدان معنی باشد که عوامل حواس پرتی در محیط شما قوی هستند. و قبل از این که حتی وقت خود را برای درگیر کردن قدرت اراده یا کنترل خود داشته باشید، توجه شما به سمت حواس پرتی جلب شده و تمرکز خود را از دست داده اید.

نیروی اراده فقط باید آخرین چاره باشد. بهتر است محیط خود را طوری طراحی کنید که در وهله اول به آن احتیاج نداشته باشید. قبل از نشستن برای کار، اطمینان حاصل کنید که همه کارهایی را که می توانستید، انجام داده اید تا مطمئن شوید محیط شما به جای حواس پرتی، مناسب برای کار و تمرکز است.

از قبل بدانید که از کجا باید شروع کنید.

غالباً افراد زمانی را صرف فهمیدن این موضوع که باید از کجا شروع کنند، باید روی چه چیزی کار کنند، چه چیز هایی نیاز دارند و مواردی از این قبیل می کنند. اما اگر درعوض در پایان هر روز کاری، 5 دقیقه وقت بگذارند و برنامه روز بعد خود را منظم کنند و تصمیم بگیرند که می خواهند اول کدام کار را انجام دهند و چه چیز هایی نیاز دارند، فردا در ابتدا شروع کار خود از بسیاری از حواس پرتی ها جلو گیری کرده اند و سبب افزایش بهره وری خود می شوند.

تلفن خود را قرنطینه کنید.

به همان اندازه که تلفن های هوشمند، قدرتمند و شگفت انگیز هستند، آنها همچنین بزرگترین منبع تعلل و از دست دادن تمرکز ما هستند. من پیشنهاد می کنم حتی سعی نکنید در برابر آنها مقاومت کنید، و در عوض آنها را خاموش کرده و از چشم دور کنید. علاوه بر این، دانستن اینکه خاموش است، به این معنی است که به سادگی بررسی ایمیل یا توییتر میسر نیست. باید 30 ثانیه اضافی را صرف روشن کردن تلفن کنید. غالباً این اصطکاک کافی است تا آن وسوسه را غیر جذاب کند.

كامپیوتر خود را به یك دستگاه تک وظیفه ای تبدیل كنید.

اگر کار شما به نحوی با کامپیوتر است مانند نوشتن اسناد، تهیه گزارش، مونتاژ سخنرانی ها و غیره قبل از شروع کار، هر برنامه و پنجره اضافی را ببندید به جز یکی یا دو مورد که کاملاً برای کار شما ضروری هستند. رایانه خود را به ابزاری تبدیل کنید که فقط یک کار را انجام می دهد و در اینصورت از استفاده آن برای انجام کارهای دیگر بسیار کمتر، وسوسه خواهید شد.

 در مورد مهم ترین عوامل حواس پرتی، به ویژه حواس پرتی های دیجیتال بی رحم باشید.

3- یک روال کار عمیق را پرورش دهید.

کال نیوپورت ( Cal Newport ) عبارت، کار عمیق (Deep Work) را در کتاب خود اینگونه توصیف کرد:

فعالیت های حرفه ای انجام شده در حالت تمرکز، بدون حواس پرتی که توانایی های شناختی شما را به حد مجاز می رساند. این تلاش ها ارزش جدیدی ایجاد می کنند و مهارت شما را بهبود می بخشند.

این زمانی میسر است که شما تقریبا به اندازه پتانسیل کامل خود کار می کنید، و کارهای خلاقانه و با کیفیت بالا را به روشی کارآمد و پربار ارائه می کنید.

• در اینجا نحوه شروع و ایجاد روال کار عمیق آورده شده است:

1. برای کار عمیق خود یک زمان مشخص را در نظر بگیرید. هر زمانی را که انتخاب کردید باید آن زمان را مقدس بدانید.

• با مدت زمان کم شروع کنید و کم کم آن را افزایش دهید. می توانید در ابتدا با 20 دقیقه شروع کنید و رفته رفته آن را افزایش دهید. نتایج ایده آل وقتی حاصل می شود که بتوانید در زمان های 45 تا 60 دقیقه ای، متمرکز کار کنید.

• منابع حواس پرتی را بی رحمانه از بین ببرید تا بهره وری شما افزایش یابد. گاهی صرفاً از بین بردن حواس پرتی کافی نیست (به عنوان مثال اعلان های توییتر خاموش است). باید تمام تلاش خود را بکنید تا وسوسه حواس پرتی را نیز از بین ببرید (مثلاً تلفن را در ماشین یا اتاق دیگری بگذارید).

• پیشرفت خود را پیگیری کرده و به خود پاداش بدهید. برای سنجش میزان پیشرفت و پاداش دادن به خود، یک سیستم رهگیری ساده ایجاد کنید و در صورت موفقیت آمیز بودن کارتان از خود به روش های مختلف قدر دانی کنید.

4- از قدرت عملکرد اجباری بهره بگیرید.

عملکرد اجباری، مکانیسمی است که شما را مجبور می کند به نوعی عمل کنید.

فرض کنید من قصد داشتم این مقاله را تا روز X به پایان برسانم، اما در نوشتن آن تعلل می کردم. من می توانم یک چک به ارزش 100 هزار تومان بنویسم و ​​آن را برای دوست خود بفرستم و ​​به او بگویم که اگر پیش از روز X تا ساعت Y پیش نویس کامل این مقاله را برای او ایمیل نکردم، باید فوراً چک را نقد کند و برای خودش چیزی بخرد.

این یک عملکرد اجباری است. با قرار دادن 100 هزار تومان خودم را مجبور می کنم (یا حداقل به شدت تشویق می کنم) اهدافم را دنبال کنم نه اینکه از خواسته های خود منحرف شوم.

افراد استثنایی مولد، استاد عملکردهای اجباری خودخواسته هستند. آنها فروتنی دارند و می فهمند که عوامل حواس پرتی شایع هستند، گاهی انگیزه کاهش می یابد و به طور کلی همه ما نظم و انضباط بسیار کمتری از آنچه که می خواهیم، داریم. بنابراین آنها به جای امید به بهترین ها، بدترین ها را فرض می کنند و بر اساس آن برنامه ریزی می کنند.

در اینجا چند مثال خوب از عملکردهای اجباری آورده شده است که می توانید برای بهبود بهره وری خود استفاده کنید:

 – اگر می خواهید خیلی از کارهایتان به سرعت انجام شود، لپ تاپ خود را بردارید اما شارژر نداشته باشید و در کافی شاپ کار کنید (Dan Martell).

 – برای جلسات چند ماهه مربی استخدام کنید و پیش پرداخت بدهید.

 – به دستیار یا همسرتان بگویید که رمزهای ورود به شبکه های اجتماعیتان را تا ابتدای هر ماه تغییر دهند و تا زمانی که هدف یا پروژه خاصی را به اتمام نرساندید، رمزهای جدید را به شما نگویند (James Clear in Atomic Habits).

جمع بندی

• هرگز به انگیزه اعتماد نکنید. سیستم هایی را طراحی کنید که انگیزه شما را برای انجام کار، بدون توجه به احساس شما ایجاد می کنند.

• مبارزه با تعلل را متوقف کنید و اعتبار سنجی آن را یاد بگیرید.

• حواس پرتی های دیجیتالی را بی رحمانه از بین ببرید.

• یک روال کار عمیق را پرورش دهید.

• از قدرت عملکرد اجباری بهره بگیرید.