چگونه برنامه ریزی کنیم؟

برنامه ریزی، تعیین روش ها و اصولی است که با تفکر بدست می آید و نقش بسیار موثری در انجام دادن کارهای فردی و اجتماعی هر شخص، ایفا می کند. برنامه ریزی را معمولا در دو بازه زمانی میان مدت و بلند مدت طراحی می کنند. امروزه با تغییر سبک زندگی مدرن، ضرورت برنامه ریزی در کسب و کار ها به شدت احساس می شود و مانند ابزاری است که اگر فردی همراه خود نداشته باشد دچار مشکل خواهد شد.

پس لازم است حتی برای جزئی ترین مسائل زندگی، در کارهای خود برنامه ریزی داشته باشیم زیرا برنامه ریزی یک ضرورت انکار ناپذیر می باشد.

اهمیت و تاثیرات برنامه ریزی در زندگی

همه ی ما در زندگی اسیر وقت های تلف شده، عدم برنامه ریزی صحیح و یا نداشتن وقت شده ایم. اگر میخواهید یک سبک زندگی حرفه ای یا یک شروع دوباره و قوی داشته باشید، داشتن یک برنامه مناسب اولین قدم می باشد.

1- جلوگیری از هدر رفتن زمان

می گویند وقت طلا است. عمر هر کس با گذر زمان در ارتباط است و اگر هر فرد راه های مدیریت زمان را نشناسد، قطعا دچار مشکلات متعدد خواهد شد. یکی از راه های از بین رفتن زمان، نداشتن برنامه ریزی در کار ها می باشد. به عبارتی برنامه ریزی، عامل کمک کننده در جهت کنترل هدر رفت زمان است و نحوه استفاده درست از زمان را به فرد نشان می دهد.

2- نظم در انجام کار

فردی را در نظر بگیرید که جهت انجام امور روزانه به دفترچه یادداشت خود مراجعه می کند تا هر چه بهتر کارش را به سرانجام برساند و این عمل را مرتبا تکرار می کند. در واقع این فرد به نظم در انجام کار رسیده است. برنامه ریزی، محرک نظم در کار های فردی و حتی در اجتماع می باشد که بسیار مهم است زیرا سبب می شود طبق یک اصول منظم کارها پیش برود.

3- جلوگیری از استرس و سرگردانی

گاهی اوقات عدم برنامه ریزی درست، سبب می شود که فرد برای انجام دادن کارهایش دچار سرگردانی و استرس شود. تنها راه حل این موضوع در شناخت درست شخص از خودش خلاصه می‌شود به عبارتی خود آگاهی عاملی است که می توان از آن برای رسیدن به یک برنامه مناسب نام برد و استرس و نگرانی را به این طریق از خود دور کرد.

 4- رسیدن به هدف

خیلی از افراد هدف های متفاوتی را در زندگی دارند مثلا یک دانشجوی فارغ التحصیل می خواهد زودتر وارد بازار کار شود یا یک مدیر شرکت به گسترش و توسعه شرکتش فکر می کند و مواردی از این قبیل. به عبارت دیگر، برنامه ریزی پازل اول در رسیدن به هدف است و بدون آن هر کس دچار مشکل خواهد شد، فقط باید متناسب با زمان بندی مشخص در چارچوب معین تهیه شده باشد.

چطور می توانیم یک برنامه ریزی خوب داشته باشیم؟

برای داشتن برنامه ریزی خوب باید اول شناخت درست از خود داشته باشیم و بتوانیم متناسب با کار های روزانه خود تصمیم به تهیه برنامه ریزی مؤثر و مفید بگیریم. موارد زیر یک راهنما برای چیدمان برنامه مناسب می باشد.

1- ابتدا مشخص کنید روزهایتان چگونه طی می‌شوند.

در قالب یک دفترچه یادداشت، کارهای روزانه را به صورت ساعت وار بنویسید مثلا ورزش کردن یا ساعات فعالیت در فضای مجازی را ذکر کنید. در اینصورت به یک الگوریتم روزانه دست خواهید یافت زیرا این کار از تاخیر و یا عدم انجام کارها جلو گیری می کند. بسیاری از چهره های موفق و مشهور، یادداشت های روزانه را در برنامه خودشان دارند. پیشنهاد می شود هدف های خود را در یادداشت ذکر کنید تا قدرت انگیزه را در خود تقویت کنید.

 

2- ساعات مفیدی که مغزتان بیشترین بازدهی را دارد مشخص کنید.

مغز انسان به عنوان کنترل کننده عملکرد بدن، بیشترین نقش را در انجام کارها دارد به طوری که ذهن اگر شاداب و سلامت باشد معجزه می کند. در واقع مغز مشابه سوخت برای اتومبیل می باشد و بدون آن، انسان قادر به انجام هیچ کاری نمی باشد.

ممکن است شما زمانی را در طول روز به مطالعه دروس خود بپردازید و بسته به طبع خودتان بهترین زمان ممکن را انتخاب کنید که این زمان برای افراد متفاوت است، عده ای شبها بازدهی بالا دارند و عده ای صبح ها و روزها. به طور کلی دانشمندان بازدهی مغز را بعد از خواب، استراحت و تغذیه کافی برای یادگیری مناسب می دانند، پس برنامه خواب مناسب حداقل (8ساعت) را داشته باشید.

3- برنامه را طوری تنظیم کنید که روی رفتارتان تأثیر گذار باشد.

یکی از بخش های مهم یک برنامه ریزی خوب، تاثیرگذاری آن روی رفتار روزانه است. یک برنامه ریزی خوب و قابل اجرا، نظم و انضباط فردی را به همراه خواهد داشت به طوری که باعث مدیریت و انجام بهتر کار ها می شود. به عنوان مثال شما دیگر مشابه قبل کار هایتان را پیش نخواهید برد و بر طبق چارت برنامه به صورت منظم رفتار می کنید. در واقع برآیند برنامه ریزی خوب را در رفتار هر کس می توان سنجید و با برنامه ریزی میتوانیم پله های پیشرفت را بالا بریم و شاهد موفقیت های خود باشیم.

4- از تکنیک های برنامه ریزی استفاده کنید.

باید تکنیکهای برنامه ریزی را یاد بگیرید و به قول برایان تریسی: «قورباغه ات را قورت بده» را اجرا کنید. مثلا تکنیک جایگزینی ساعت تلف شده یک نمونه از آن است. نمودار میله ای گانت، روش تجدید نظر و مسیر بحرانی نمونه ای دیگر از تکنیک ها هستند.

اصولا این تکنیک ها از اتلاف وقت، استرس و عدم انعطاف پذیری جلوگیری می کند به عبارتی چیدمان سازی این فنون، طوری است که هر زمانی احتیاج به تغییر در کوتاه مدت داشتند قابل تغییر هستند. مهم این است که به خود باور داشته باشیم و یکی از تکنیک ها را با مشاوره و شناخت آگاهانه از خود انتخاب و اجرایی کنیم.

5- اولویت بندی کنید.

اولویت بندی کار ها مهم ترین رکن برنامه ریزی خوب است که یک فرد باید بر اساس اهمیت و تاثیر گذاری کار های خود، آن ها را اولویت بندی کند مثلا یک دانش آموز درسهایش در اولویت است تا بازی کردن و یا مثلا مادر خانواده اولویت اولش رسیدگی به افراد خانواده و فرزندان است. به همین ترتیب بقیه افراد متناسب با شرایط خودشان اولویت بندی را باید در چیدمان برنامه خود داشته باشند.

فرد باید اولویت بندی ها را بر اساس کارهای اضطراری بچیند مثلا شخصی که امتحان پایان ترم دارد، یادگیری زبان انگلیسی در اولویت های پائین تر قرار می گیرد تا امتحان پایان ترم. به عبارتی باید کار ها را بر اساس درجه بندی نوع یک، دو و سه تنظیم بکنید و تجربه ثابت کرده است کسانی که زمان بیشتری را برای کار های غیر ضروری صرف کرده اند، به موفقیت نرسیده اند.

6- ذهنیت کامل از نحوه برنامه ریزی

یکی دیگر از فاکتور های مهم و مؤثر در این امر، داشتن این ذهنیت است که امکان دارد برنامه به طور کامل اجرایی نشود و یا اینکه صد درصد اتفاق نیفتد. در واقع فرد باید این مسئله را بپذیرد که همه ی روز ها یکسان نیست و برنامه جایگزین داشته باشد و از تکنیک های برنامه ریزی استفاده کند.

فرد قبل از طراحی برنامه ریزی باید این نکات را یادداشت کند و تمام شرایطی که ممکن است در طی روند اجرایی برنامه، پیش بیاید را یادداشت کند و با ذهنیت کامل به سمت تنظیم برنامه راهبردی پیش برود.

اگر بدون برنامه ریزی کار کنیم چه اتفاقی می افتد؟

آیا تا به حال به این مسئله فکر کردید که چرا فردی موفق شده است و من نشده ام و غبطه بخورید؟ پاسخ این سوال در عدم برنامه ریزی منظم است. به طور کلی حسادت به کسانی که از ما موفق تر بودند، ریشه در برنامه ریزی دارد.

واضح است که عدم برنامه ریزی صحیح موجب آشفتگی و هرج و مرج در ساعات کاری روزانه فرد می شود و فرد با استرس و عدم تمرکز کارهایش را پیش خواهد برد و قطعا شخص به هدفش نمی‌رسد که خود این موضوع سبب می شود فرد وقت زیادی را از دست دهد، دچار بی انگیزگی و تنبلی شود.

برنامه ریزی نکردن، آشفتگی ذهنی را به همراه دارد به طوری که وقتی فرد نتواند به درستی از عهده اکثر کارهایش برآید باعث سردرگمی می شود و این سردرگمی بحث و جدل در محیط اطراف و خانواده شخص را به همراه خواهد داشت. همچنین عدم برنامه‌ریزی صحیح موجب حواس پرتی های روزانه نیز خواهد شد.

سخنان بزرگان درمورد برنامه ریزی

در مورد فواید برنامه ریزی زیاد شنیدیم حال به سخنان بزرگان در این خصوص می پردازیم:

آلن لاکین: برنامه ریزی باعث می شود تا آینده را به زمان حال بیاورید و در آن تغییر ایجاد کنید.
برایان تریسی: آرامش فکری را بالاترین هدف زندگی خود قرار دهید و براساس آن برای زندگی خود برنامه ریزی کنید.
بنجامین فرانکلین: وقتی در آماده شدن برنامه شکست می خورید، در واقع برای شکست آماده می شوید.

نتیجه گیری

برنامه ‌ریزی مسئله بسیار مهم در زندگی هر انسان است. به عبارتی پل ارتباطی بین موفقیت و شخص، برنامه‌ریزی کردن است. گاهی اوقات اجرای برنامه مشکل می شود، سعی کنید برنامه را در دید روزانه خودتان روی کمد یا دیوار اتاق خانه بچسبانید. همچنین شاید عمل به برنامه به طور کامل غیر ممکن باشد ولی با توجه به تکنیک های جایگزینی که گفته شد، این مسئله قابل حل است. در نهایت رسیدن به اهداف، در گرو برنامه ریزی کردن است. اگر هر فرد یک ماه این فرآیند را تکرار کند، تبدیل به عادت و در آخر موفقیت خواهد شد.