مدیریت زمان همانطور که از اسم آن مشخص است به مدیریت موثر زمان اشاره دارد تا زمان مناسب به فعالیت مورد نظر اختصاص داده شود.  زمان یکی از با ارزش ترین منابعی است که در اختیار ما قرار دارد و اهمیت آن بر کسی پوشیده نیست. در واقع نحوه ی استفاده از زمان سرنوشت مارا میسازد. این را به خاطر داشته باشید انسان یک بار به دنیا می آید و یک بار هم زندگی میکند، با این حال بسیاری از مردم در استفاده هوشمندانه از آن کوتاهی می کنند. غالباً، این امر از عدم شناخت اهمیت مدیریت زمان و چگونگی بهبود عملکرد ناشی می شود.

اگر شما هم در طول روز برای انجام کارهایتان با کمبود زمان مواجه می شوید خواندن این مقاله را به شما توصیه می کنیم.

جادوئی در کار نیست!

همه ما یک منبع مشترک داریم و آن زمان است. ما  24 ساعت در روز زمان داریم که نمی توانیم آن را به روز بعد منتقل کنیم.  اما چطور ممکن است افرادی مانند بیل گیتس، وارن بافت یا مارک زاکربرگ، به سرعت مسیر موفقیت را طی کنند ولی برنامه های ما بخاطر کمبود وقت دائم به عقب بیفتد؟

جواب این سوال واضح است، هیچ جادوگر و جادوئی در کار نیست بلکه این مدیریت زمان است که بین افراد موفق و بقیه مردم تفاوت قائل می شود. این افراد یک دقیقه از وقت گرانبهای خود را تلف نمی کنند.

نگران نباشید، چرا که مدیریت زمان مهارتی کسب شدنی است که همه میتوانند از آن بهره ببرند به شرطی که برای این کار انگیزه کافی داشته باشند.

در ادامه به اهمیت مدیریت زمان میپردازیم و با ارائه راهکار هایی سعی می کنیم مدیریت زمان را آموزش دهیم.

چرا مدیریت زمان مهم است؟

مدیریت زمان به شما کمک می کند تا هوشمندانه‌تر کار ‌کنید، نه سخت‌تر. یعنی بتوانید در زمانی کوتاه با تلاشی کمتر به نتایج بهتری برسید. هوشمندانه کار کردن به شما امکان می دهد کارهای بیشتری انجام دهید و سریعتر به اهداف خود برسید. در زیر چند نمونه از مزیت­های مدیریت زمان را با هم مرور می­کنیم:

1. مدیریت زمان به کاهش استرس کمک می کند.

حتی موفق ترین افراد هم برای انجام و تکمیل ضرب الاجل های مهم استرس دارند، بنابراین شما تنها نیستید.  مردم زندگی پرمشغله ای دارند و تعادل بین کار و زندگی می تواند به سرعت ناپایدار شود. وقتی که کنترل زمان خود را ندارید و همیشه با عصبانیت در تلاش هستید تا مهلت های مقرر را رعایت کنید، احتمال اینکه سلامتی شما رنج ببرد بسیار زیاد است. مدیریت زمان می تواند به کاهش یا حتی از بین بردن استرس کمک کند. مهارت های خوب مدیریت زمان باعث بهره وری بیشتر شما می شود، به شما کمک می کند تا فرصت های خود را دریابید و سطح استرس خود را کاهش دهید.

2. نظم و انضباط شخصی را بهبود می بخشد.

اگر مهارت مدیریت زمان خوبی دارید، این احتمال وجود دارد که در کارهای شما نظم و انضباط به چشم می آید. شما کسی هستید که تعلل را در مسیر خود متوقف می کند و برای رسیدن به اهداف خود پیش می رود. این نظم و انضباط شخصی، سایر زمینه های زندگی شما را نیز بهبود می بخشد، از شغل تا روابط شما. به عبارت دیگر، هرچه مدیریت زمان قوی تری داشته باشید، نظم و انضباط شخصی بهتری خواهید داشت. این باعث موفقیت بیشتر شما در رسیدن به اهداف، در همه زمینه های زندگیتان می شود.

3. مانع از دست دادن فرصت ها می شود.

مهارت های ضعیف مدیریت زمان، بهره وری شما را از بین می برد و این به نوبه خود باعث می شود فرصت ها را از دست بدهید. به عنوان مثال، اگر طی فرصت شغلی، همکار شما به طور مداوم در کار خود بهتر عمل کند، ارتقا شغلی پیدا میکند و شما را در دنباله ی تلاش خود عقب می اندازد. همچنین استفاده از بهترین روش‌های مدیریت زمان به شما کمک می کند که در مدت زمان کوتاه‌تری کارهای بیشتری انجام داده و زمان آزاد بیشتری پیدا کنید تا بتوانید از فرصت‌های زندگی یا شغلی تازه استقبال و از آن استفاده کنید.

4. مدیریت زمان کیفیت کار را بهبود می بخشد.

یک مزیت بزرگ مدیریت زمان این است که بدانید چه زمانی باید بایستید ، چه زمانی استراحت کنید و چه زمانی کار خود را از سر بگیرید. قدرت استراحت را نمی توان دست کم گرفت. داشتن مهارت های خوب مدیریت زمان به معنای این نیست که تمام شب را برای رسیدن به یک هدفی بیدار بمانید، این بدان معناست که شما وقت خود را به طور موثر مدیریت کنید در حالی که برنامه منظم خواب و استراحت خود را حفظ می کنید. اگر می خواهید کار با کیفیت تولید کنید، به خواب راحت نیاز دارید. مدیریت زمان موثر به شما کمک می کند تا فرایند های مورد نیاز برای بالا بردن کیفیت کار خود را بدست آورید.

5. زمان تلف شده و اهمال کاری را کاهش می دهد.

همه ما بارها جمله “بعدا انجام میدهم” را به خود گفته ایم و آن را یا فراموش کرده یا دوباره به آینده موکول کردیم. مدیریت زمان موثر به طور قابل توجهی میل شما به تاخیر و تعویق انداختن کارها را کاهش می دهد. همچنین افرادی که از برنامه‌های زمانی معینی  استفاده می کنند و طبق برنامه و با زمانی مدیریت شده پیش می روند، ضرب‌الاجل‌های مشخصی تعیین می‌کنند و در واقع به برنامه خود پایبند هستند، زمان کمتری را تلف می‌کنند و به اهداف خود می‌رسند.

6. افزایش اعتماد به نفس با مدیریت زمان

این مورد را دست کم نگیرید چرا که تمرین و عادت کردن به مدیریت زمان می‌تواند اعتماد به ‌نفس شما را افزایش دهد. هنگامی ‌که هر روز یکی از وظایف یا لیست کوچکی از اهداف خود را تکمیل می‌کنید، می‌توانید از انجام آنها احساس رضایت و به توانایی‌های کاری خود اطمینان بیشتری پیدا کنید. زیرا انجام هر کار مانند رسیدن به یک هدف است. افراد زمانی که اعتماد به نفس بیشتری پیدا کنند می توانند به پتانسیل واقعی خود دست یابند.

روش های مدیریت زمان

زمان یک منبع غیر قابل تجدید است. به محض اینکه از بین رفت، دیگر هرگز آن را نخواهید داشت. یادگیری و استفاده از روش های مدیریت زمان چه در محل کار و چه در خانه به شما کمک می کند تا کنترل زمان خود را به دست بگیرید و با صرفه جویی در آن بهره روی خود را افزایش دهید. در زیر چند نمونه از روش های مدیریت زمان را با هم مرور می­کنیم:

1.موارد غیر ضروری و عوامل حواس پرتی را از بین ببرید.

هر چیزی که شما را از رسیدن به هدفی که دارید باز دارد کاری غیر ضروری است که حواس شما را از اصل موضوع پرت می کند. اگر هدف شما پاک کردن صندوق ورودی ایمیلتان است، پس 45 دقیقه از وقت خود را نباید در صفحات مجازی هدر دهید. اگر بر روی نوشتن مقاله ای کار می کنید بهتر است چند ساعتی تلفن همراه خود را خاموش کنید تا حواس شما با نوتیفیکیشن ها پرت نشود و تمرکز خود را از دست ندهید. به زبان ساده، شما باید یک مرز مشخص بین امور “ضروری” و “غیرضروری” و همینطور عواملی که تمرکز شما را بر هم می زنند در زندگی خود قرار دهید. هرچه دقیق تر این اصطلاحات را تعریف کنید، بیشتر خواهید فهمید که بسیاری از چیزها در زندگی شما واقعاً غیرضروری و تنها پرت کننده حواس هستند.

2.با لیست انجام کارها برنامه ریزی کنید.

اگر هر روز دچار سردرگمی شده و حتی زمانی که سر کار می روید نمی دانید چه چیزی را می خواهید به سرانجام برسانید، احتمالا کارایی شما پایین خواهد آمد. در ابتدای روز و یا ده تا پانزده دقیقه قبل از شروع کار، بهتر است هر چیزی را که نیاز دارید یا می خواهید انجام دهید بصورت یک لیست فهرست کنید. پس از آماده شدن لیست، اولویت‌های خود را تنظیم کنید و گروه‌هایی از فعالیت‌ها از جمله کارهایی که باید انجام شوند و کارهایی که باید تکمیل شوند بسازید. بعضی از افراد با استفاده از لیست روزانه To Do که کارها را بر اساس اولویت بندی میچیند، پیشرفت می کنند. برخی از افراد ممکن است لیست To Do را با یک تقویم یا برنامه دیجیتالی ترکیب کنند. از امتحان سیستم جدید نترسید، فقط راه های مختلف را امتحان کنید تا متوجه شوید با کدام سیستم کارایی شما بهبود می یابد.

3.از انجام چند کار بصورت همزمان خودداری کنید.

ممکن است فکر کنید که در انجام همزمان چند کار خوب هستید، اما اشتباه می کنید. وقتی تمرکز خود را بین وظایف تقسیم می‌کنید، در واقع توجه شما از یک کار به کار دیگر منحرف می شود. اگر تمام توجه خود را در یک‌ زمان به یک کار معطوف کنید، قطعا عملکرد بهتری خواهید داشت. گاهی اوقات ممکن است در هنگام انجام یک فعالیت، کار دیگری را به یاد آورید در این صورت بهتر است یک دفترچه کوچک در کنارتان قرار دهید تا بتوانید موارد ناگهانی را در آن یادداشت کنید.  به‌ این‌ ترتیب، آن چیز مهم را فراموش نخواهید کرد و کار خود را نیز قطع نمی‌کنید.

4.بطور منظم استراحت کنید.

هر زمان که احساس خستگی و استرس کردید، 10 تا 15 دقیقه استراحت کنید. استرس بیش از حد می تواند بر بدن و بهره وری شما تأثیر بگذارد. برای داشتن عملکرد بهتر حتی می توانید زمان های استراحت خود را نیز برنامه ریزی کنید. پیاده روی کنید، به موسیقی گوش دهید یا حرکات کششی سریع انجام دهید تا دوباره بتوانید با انرژی به سر کار بازگردید.

5.هدف گذاری کنید.

هدف‌گذاری به شما این امکان را می‌دهد که به‌ وضوح هدف نهایی خود را درک کنید و بدانید دقیقاً باید چه چیزی را برای دستیابی به آن هدف اولویت ‌بندی کنید. تعیین اهداف کوتاه‌مدت و بلند مدت می‌تواند منجر به موفقیت در حرفه شما شود. اهداف به زندگی شما و نحوه صرف وقت شما، جهت می بخشد. اهدافی مشخص، قابل اندازه گیری، واقع بینانه و قابل دستیابی تعیین کنید. اهداف مطلوب شما اهدافی است که موجب تلاش شما برای دستیابی به آن می شود.

6.به خودتان پاداش دهید.

حتی برای موفقیت های کوچک، رسیدن به اهداف را جشن بگیرید. برای انجام هر کار یا اتمام کل کار به خود پاداش دهید. انجام این کار به شما کمک می کند تعادل لازم بین کار و زندگی را حفظ کنید. همانطور که آن مک گی کوپر می گوید: “اگر ما یاد بگیریم که بین کار و تفریح تعادل برقرار کنیم، زندگی ما شادتر، سالم تر و خلاق تر می شود.”

7.تقسیم کار کنید.

برای ما معمول است که وظایفی را بیش از آنچه که توانایی انجام آن را داریم، انجام دهیم که اغلب منجر به استرس و فرسودگی شغلی می شود. اگر پروژه‌ای را مدیریت می‌کنید، می‌توانید واگذاری وظایف را نیز تمرین کنید. تقسیم کار به این معنا نیست که شما از مسئولیت خود فرار می کنید بلکه به این معنی است که می دانید چگونه وظایف خود را به درستی مدیریت کنید. یاد بگیرید که چگونه کار را بر اساس مهارت ها و توانایی های زیردستان خود به آنها محول کنید. این نه تنها زمان را برای شما آزاد می کند، بلکه به اعضای تیم شما کمک می کند تا احساس کنند که یک قطعه جدایی ناپذیر از پازل کار هستند.

8.از روش معروف پومودورو استفاده کنید.

روش پومودورو تکنیکی است که در فواصل زمانی کوتاه انجام می شود. به این صورت که شما یک تایمر 25 دقیقه ای تنظیم می کنید و بدون هیچ گونه حواس پرتی، روی تکلیفی که در دست دارید متمرکز می شوید. پس از پایان یک پومودورو یا فاصله 25 دقیقه ای، بیش از 5 دقیقه استراحت نمی کنید. وقفه 5 دقیقه ای برای شارژ مجدد بهره وری شما کافی است. پس از چهار پومودورو، می‌توانید یک استراحت، طولانی‌تر از 15 تا 30 دقیقه را برای خود داشته باشید. شما با تنظیم یک تایمر، به مغز خود جهت می دهید که بداند باید برای مدت زمان معینی تنها روی یک چیز تمرکز کند.

9.از نرم افزارهای مدیریت زمان استفاده کنید.

نرم افزارهای مدیریت زمان به شما این امکان را می دهد که بتوانید زمان و فعالیت های خود را تقسیم بندی و  پیگیری کنید. بهترین برنامه های مدیریت زمان با توجه به نیاز شما متفاوت است. از ویژگی های یک نرم افزار مدیریت زمان می توان به موارد زیر اشاره کرد:

• استفاده ساده و آسانی داشته باشد.
• رابط کاربری جذابی داشته و کاربرپسند باشد.
• انعطاف پذیر بوده و با نیازهای کاربران سازگار باشد.

در ادامه به معرفی برخی از نرم‌افزارهای مدیریت زمان می پردازیم:

• گوگل کلندر Google Cale

تقویمی است که به سرعت می توانید بین نمای ماه، هفته و روز جابجا شوید و وظایف و رویدادهای خود را دسته بندی، یادداشت و مدیریت کنید. این اپلیکیشن با یک میلیارد بار دریافت از گوگل‌پلی و کسب امتیاز 4.2 از پنج، از ابزارهای محبوب اندرویدی است. میتوانید هشدار رویدادهای خود را روشن کنید، موارد اضافی را حذف و ویرایش کنید، آن‌ها را جست‌وجو و حتی با انتخاب رنگ‌های مختلف، از یکدیگر متمایز کنید.

• نرم افزار مدیریت زمان Forest

اگر هنگام انجام فعالیت های مهم خود دائما درگیر موارد غیر ضروری و حواس پرتی می شوید از اپلیکیشن Forest  استفاده کنید. این برنامه رابط کاربری جذابی دارید. شما می توانید یک بازه زمانی و یک نوع گیاه را داخل برنامه انتخاب کنید ، با شروع زمان بذری که انتخاب کردید در آن شروع به رشد می کند و اگر بازه زمانی مورد نظر را کامل کنید بذر شما تبدیل به یک درخت می شود که رفته رفته به جنگل تبدیل خواهد شد اما اگر قبل از تمام شدن زمانتان برنامه را ترک کنید درخت شما پژمرده و از بین می رود و اگر ادامه دهید جنگلتان نابود می شود. این برنامه به شما امکان می دهد با دوستانتان بصورت مجازی رقابت کنید، به خودتان با نقل قول های مورد علاقه و کلمات الهام بخش انگیزه دهید و از اعتیاد خود به تلفن همراه جلوگیری کنید.

• نرم افزار Any do

یکی دیگر از پرطرفدار ترین اپلیکیشن ها برای ایجاد و مدیریت کارها Any do می باشد که به صورت رایگان عرضه شده و تا به امروز ده ها میلیون دریافت داشته است. محیط کاربری ساده ای دارد. این برنامه به شما کمک می کند تا سر موقع به همه ی کارهایتان برسید. میتوانید لیست وظایف خود را ایجاد و دسته بندی کنید، زمان و تاریخ مشخص کنید، برای آنها آلارم یادآوری قرار دهید و لیست خود را با دیگران به اشتراک بگذارید.

• نرم افزار TO DO LIST

نرم افزار مدیریت زمان و پروژه  Todoist یک برنامه ریز وظایف و لیست کارهای بسیار ساده و در عین حال قدرتمند است که کمک می کند کار و زندگی خود را سازماندهی کنید. تنها کافیست Todoist  را باز کنید، وارد محیط برنامه ‌‌‌شوید و با کلیک بر روی علامت  +برنامه هایتان را ایجاد کنید. همچنین می توانید کارها را الویت بندی کرده و برای آنها بازه زمانی مشخص کنید.

شما باید کارهایی که از لیست انجام می شوند را علامت بزنید تا از لیست کارهای روزانه تان حذف شود.

نتیجه گیری

مدیریت زمان اینگونه تعریف می شود که از زمان خود به طور مولد و کارآمد استفاده کنید. خواه یک کارمند حقوق بگیر باشید، یا یک مدیر بزرگ، زمان بیشتر،  به شما اجازه می دهد تا روی مهمترین کارها تمرکز کنید. مواردی مانند آماده بودن، سازماندهی، نظم و انضباط به شما زمان لازم برای بهره وری بیشتر را می دهد، که در نهایت منجر به پیشرفت بیشتر می شود. مهارت‌های مدیریت زمان ضروری هستند، زیرا تعداد کمی از ما زمان کافی برای انجام هر کاری که از ما خواسته می‌شود یا می‌خواهیم انجام بدهیم را داریم.

با مطالعه دلایل مهم برای مدیریت زمان، به راحتی می توانید درک کنید که وقتی مهارتهای مدیریت زمان خود را بهبود می بخشید، یک چرخه مثبت ایجاد می کنید، شما در کار عملکرد بهتری خواهید داشت، فرصت های بیشتری به دست می آورید، وقت آزاد بیشتری دارید و به طور کلی احساس شادی می کنید.

مهارت های خوب مدیریت زمان به طور چشمگیری تمام جنبه های زندگی شما را بهبود می بخشد. تنها کاری که باید انجام دهید این است که شروع کنید! شما می توانید از کارهایی که باید انجام دهید یک لیست آماده کرده و آنها را به ترتیب الویت بندی کنید. برای انجام کارها ضرب العجل و مهلت تعیین کنید و همه عواملی که ممکن است تمرکز شما را از بین ببرد، از خود دور کنید. از انجام همزمان چند کار خودداری کنید، بطور منظم استراحت کنید و فراموش نکنید که برای موفقیتتان به خود پاداش دهید!