اولویت ‌بندی کارها

آیا شما اغلب احساس می‌کنید وقت کافی برای انجام کارهایتان را ندارید؟ احساس می‌کنید ساعات روزانه برای رسیدگی به مسئولیت‌ها و کارهایتان کافی نیست؟ یا گاهی انجام کارهای مهم خود را فراموش می‌کنید؟
بدون شک، با برنامه ریزی و اولویت ‌بندی کارها، می توانید به فرد موفق‌‌تری تبدیل شوید و در زمان و انرژی صرفه‌جویی کنید و استرس‌ خود را کاهش دهید. اما برقراری تعادل، میان کارهای مختلف در زندگی، کاری چالش‌ برانگیز است.

باید یاد ‌بگیرید کارهای خود را دسته‌ بندی کنید و آنها را در درجات سختی مختلفی قرار دهید.
بعضی کارها ضروری و بعضی از آنها غیر ضروری هستند. بعضی از کارهای ضروری، فوری و بعضی دیگر غیر فوری هستند. برای رسیدن به موفقیت و رسیدگی به کارها و وظایف روزانه خود، باید آنها را اولویت بندی کنید.

اهمیت و ضرورت الویت بندی چیست؟

1- اولویت‌ بندی از اتلاف انرژي جلوگيري مي كند.

گاهی در برنامه ريزي‌ خود، اولویت را به مسائل كم اهميت‌تر می‌دهید كه متاسفانه ممکن است انرژی و زمان قابل توجهی را از شما بگیرد. به اين ترتيب شخص، انرژی مفيد خود را صرف فعاليت‌هاي كم اهميت‌ می‌کند و براي انجام كارهاي پراهمیت‌تر ‌انرژی كافي نخواهد داشت. یک مثال ساده این مطلب را روشن‌تر می‌سازد.

دانش آموزی را تصور کنید که فردا امتحان زبان دارد و هفته بعد امتحان فیزیک. اگر این دانش آموز ساعاتی از روز را به حل یک مساله فیزیک که برایش جالب بوده است، اختصاص دهد، قطعا این دانش آموز زمان مفیدی را از دست داده است که تاثیر مهمی در امتحان زبان فردای او دارد. به این ترتیب اولویت بندی به شما کمک می کند از وقتی که در اختیار دارید استفاده بهینه کنید.

2- اولویت ‌بندی از بروز استرس و فشار روانی جلوگيري مي‌كند.

بهم ريختگي فعاليت‌هاي افراد، یکی از مهم ترین دلایل استرس آنها در زندگی است. همه‌ی افرادي كه در زندگي مسئولیت‌های زیادی دارند، دچار استرس نمي شوند و حتي هستند افرادی كه با وجود مسئولیت‌های زياد در زندگی، آرامش بسیاری دارند.

اين اشخاص براي کارهای خود عموما برنامه ريزي می کنند و به خوبي اصل اولويت ‌بندي را رعايت مي‌كنند. بنابراین از استرس بهم ریختگی کارها آسوده می‌شوند و می‌توانند با آرامش و تمرکز بیشتری برای اهداف خود تلاش کنند. پس با اولویت بندی به راحتی می توانید از هرگونه استرس و فشار دور باشید.

3- اولویت‌ بندی‌، تصميم‌گيري را ساده‌تر مي‌کند.

گاهی در زندگی باید تصمیمات مهمی بگیریم که این انتخاب‌ها نقش بسزایی در آینده ما دارند. همواره به افراد در فرآیند تصميم گيري پیشنهاد مي‌شود، اصل اولويت ‌بندي را رعايت كنند. هنگامی كه شخص براي کارهای خود اولويت‌ بندي داشته باشد، آسان‌تر تصميم گیری میکند و انتخاب درست‌تری می کند.

4- اولويت ‌بندي موجب افزایش عملکرد و بهروری بالاتر می‌شود.

از آنجا که اولویت ‌بندی سبب می شود بتوانیم کارها و فعالیت های بیشتری را انجام دهید، پس می توانید از حداکثر توانایی های خود استفاده کنید. بعضی از افراد، خود را به فعالیت‌های کمی محدود می کنند چون فکر می کنند انجام فعالیت های زیاد بصورت متراکم، مانع آنها برای رسیدن به پیشرفت می شود.

اگر چه این افراد ممکن است در یک زمینه پیشرفت خوبی کنند، اما این افراد از بیشتر توانایی های خود استفاده نمی کنند یا حتی آنها را شناسایی نمی کنند.

بر چه اساسی کارها را اولویت‌ بندی کنیم؟

1- از نوشتن وظایف خود شروع کنید.

اولین قدم برای مدیریت کارها و اولویت بندی، این است که تمام وظایف خود را بنویسید. بهترین راه، تهیه‌ی یک دفترچه یادداشت و نوشتن وظایف خود در آن است سپس وظایف خود را در سه دسته ضروری و فوری، ضروری و غیر فوری و غیر ضروری بنویسید.

ممکن است بخواهید از نرم افزارهای مدیریت وظیفه برای ایجاد لیست کارهای خود استفاده کنید، اما بهتر است اینکار را نکنید چون هنگام استفاده از نرم افزار، ممکن است وسوسه شوید و ایمیل یا رسانه های اجتماعی خود را برای زمان کوتاهی چک کنید. این بررسی که قرار بود فقط زمان کوتاهی طول بکشد، می‌تواند به چند ساعت درگیری بی‌هدف تبدیل شود. پس بهتر است از دفترچه یادداشت استفاده کنید.

2- وظایف هر لیست را مرتب کنید.

اکنون کارهای هر دسته را به ترتیب دشواری، مرتب و لیست کنید. حالا شما سه لیست دارید که می دانید کدام مهم‌تر است و تکالیف هر لیست هم به ترتیب دشواری مرتب شده است. این کار سبب می شود سردرگم نشوید و بهتر بتوانید حجم کارهایتان را مدیریت کنید.

اگر احساس می‌کنید که تقسیم کردن کارها در دسته‌های متفاوت می‌تواند مفیدتر باشد، می توانید کارهای خود را برای بخش‌های مختلف زندگی‌تان در چند دسته یادداشت کنید. مثلا یک لیست از پروژه‌های کاری یا مدرسه و لیستی از کارهای خانه تهیه کنید و سپس کارهای هر دسته را به ترتیب دشواری، مرتب و لیست کنید.

3- برنامه‌ریزی کنید که چگونه کارها را انجام دهید.

معمولا انسان‌ها تمایل دارند ابتدا کارهای آسان و سپس کارهای سخت را انجام دهند. خیلی از ما زمان زیادی را صرف تکالیف نه چندان مهم می کنیم تا با تکالیف دشوار روبه رو نشویم. بهترین انتخاب، شروع از دشوارترین وظیفه‌ی لیست کارهای ضروری و فوری است. با انجام این تکلیف سخت، احساس ارزشمندی و شادی می کنید و انگیزه شما برای ادامه ی کارها بیشتر می شود.

اگر انجام وظایف سخت و دشوار برای شما ایجاد احساس استرس و نگرانی می کند، آنها را به بخش های کوچکتر تقسیم کنید. این کار سبب می شود از روبه رو شدن با آن تکلیف نترسید و دچار فشار روانی کمتری شوید و مرحله به مرحله آن تکلیف را انجام دهید. پس اولویت بندی کارهای خود را بر اساس کارهای سخت و دشوار تنظیم کنید.

4- به پایان رساندن وظیفه

در این مرحله برنامه‌ریزی را انجام داده‌اید و حالا باید برنامه خود را اجرا کنید. در اینجا چند نکته برای پیروی از برنامه‌ تعیین شده توسط شما وجود دارد:
یاد بگیرید در یک زمان ‌بر روی یک کار متمرکز باشید. هنگامی که کاری را شروع کردید روی آن تمرکز کنید و در محدوده برنامه خود حرکت کنید.

زمانی که شروع به کار کردید، رسانه های اجتماعی باید آخرین موردی باشند که ذهن شما را به خود مشغول می کند در این صورت می بینید که کارهای خود را به خوبی و سریع انجام می دهید.

باید یاد بگیرید به کارهای غیرضروری «نه» بگوید. در این صورت، لیست کارهای خود را تا پایان روز به طور کامل انجام می دهید. و می توانید حجم کارهای خود را بر اساس برنامه‌تان مدیریت کنید.

در مورد توانایی‌های خود واقع ‌بین باشید و بیش از اندازه از خود انتظار نداشته باشید. آنچه را که در طول یک روز می‌توانید انجام دهید واقع‌ گرایانه تعیین کنید. اگر این کار را نکنید احتمالا عملکرد خود را ضعیف ارزیابی می کنید و احساس شکست و ناامیدی می کنید. به یاد داشته باشید هر چه امیدتان بیشتر شود، تلاشتان مضاعف می گردد.

از نظر هر شخص موفقیت معنایی متفاوت دارد اما معنای کلی آن، رضایت و احساس خوشبختی از زندگی فعلی است. وقتی شخص از دستاوردهایش در زندگی راضی باشد، به این مفهوم است که به موفقیت رسیده است. امروزه همه تلاش می کنند با سخت کار کردن، بهترین عملکرد را داشته باشند اما فقط تعداد کمی موفق می شوند. مهم ترین عامل موفقیت این افراد، اولویت بندی کارها و حذف کارهای غیر ضروری است. پس شما میتوانید با اولویت بندی موفقیت خود را تضمین کنید. در ادامه به سخنان بزرگان دراین باره می پردازیم.

مقاله ی چگونه موفق شویم را در کارمان بخوانید.

سخن بزرگان درباره موفقیت

برایان تریسی: یادگیری مداوم، حداقل شرط لازم برای موفقیت در هر زمینه ای است که در آن فعالیت می کنید؛ هر روز چیز جدیدی بیاموزید.
آبراهام لینکلن: به یاد داشته باش که برای موفقیت، بیش از هر چیز به اراده و تصمیم نیاز داری.

لردآديبوري: براي پيشرفت و پيروزي سه چيز لازم است اول پشتكار دوم پشتكار، سوم پشتكار.

نتیجه گیری

موفقیت انسان در زندگی، وابسته به داشتن برنامه مشخص و یا به عبارتی اولویت بندی صحیح است. اولویت بندی یعنی بتوانید براساس توانمندی هایتان، ابتدا کارهای مهمتر را انجام دهید و آگاهانه کارهایی که اهمیت کمتری دارند را به تعویق بندازید. حالا که با اولویت بندی آشنا شدید از همین امروز برای خود برنامه ریزی کنید تا تمرکز و بازدهی بالاتری در کارهای خود بدست آورید.